기본적인 워크플로 빌더와 슬랙 내장 기능을 활용하는 쉬운 방법부터 다양한 외부 앱과 연동해 업무 효율을 극대화하는 중급 자동화, 그리고 사내 프로세스에 맞춘 커스텀 봇을 개발하는 고급 활용법까지 단계별로 살펴볼게요. 

1. 누구나 바로 시작 가능한, 워크플로 및 슬랙 봇 활용

1) 슬랙 워크플로 빌더(Workflow Builder) 활용하기 

슬랙의 워크플로 빌더(Workflow Builder) 기능을 활용하면, 개발 지식 없이도 HR 프로세스를 자동화할 수 있어요. 워크플로 빌더는 특정 트리거(예: 버튼 클릭, 특정 시간, 멘션 등)를 기반으로 자동화된 프로세스를 실행하도록 설정할 수 있는 기능이에요.

- 인사팀을 위한 슬랙 워크플로 활용 사례

• 신입 구성원 온보딩 자동화

  - 신입 구성원이 #온보딩 채널에 초대되면 자동으로 환영 메시지를 보내고, 온보딩 체크리스트 및 필수 문서를 공유
  - 특정 기간 동안 온보딩 진행 상황을 점검하는 리마인더 메시지 자동 전송

• 이모티콘 응답 자동화 

  - 구성원들이 특정 메시지에  이모티콘(👍, ✅, 🤔, 🚀 등)을 반응하면 자동으로 후속 작업이 실행되는 기능 설정 가능
  - 회의 참석 확인: 공지 메시지에 ✅을 누르면 자동으로 참석자 목록 업데이트
  - 아이디어 투표: 새 프로젝트 아이디어를 공유한 후, 🏆을 누른 아이디어가 가장 많으면 해당 아이디어 담당자에게 자동 알림 전송
  - 긴급 지원 요청: 특정 지원 요청 메시지에 🚀을 누르면 해당 요청을 담당 팀에 자동 전달

• 교육 및 피드백 수집 자동화
  - 교육 세션 종료 후 자동으로 피드백 설문을 보내고, 응답을 정리하여 HR 팀에 전달
  - 특정 주제에 대한 설문조사를 진행하고, 결과를 워크플로를 통해 자동 집계

  
  

2) 서류 요청 및 일정 리마인더 자동화

인사팀에서는 특정 기한에 맞춰 구성원들에게 서류를 요청하거나 업무 일정을 리마인드해야 하는 경우가 많은데요. 이는 슬랙의 ‘리마인더(Reminder)’ 기능을 활용하면 간단히 자동화할 수 있어요.

• /remind #채널 "2024 연말정산 서류 제출 마감일입니다." 2025-02-28 와 같이 간단한 명령어를 입력하면, 슬랙이 지정한 날짜에 #채널로 리마인더 알림을 보내줘요.
  
  Tip : 읽음 확인을 기반으로 개별 리마인더를 보내고 하고 싶다면 벌크센드 by 아기고래를 사용해 보세요.
  
  - 전체 구성원 또는 특정 그룹에게 한 번에 서류 요청, 교육 일정 안내, 공지사항 등을 자동으로 전송할 수 있어요.
  - 읽음 확인 기능이 있어, 누가 공지를 확인했는지 쉽게 파악 가능해요.
  - 리마인더 기능을 활용하면, 공지를 확인하지 않은 사람에게 일괄적으로 알림을 보낼 수도 있어요.
  - 개별 구성원이 아닌, 채널 단위, 혹은 지정한 그룹별(예: 25년도 건강검진 대상자, @Engineering팀) 맞춤 공지도 가능해요. 

  
  

3) 구성원 업무 컨디션 체크

1on1을 운영하는 등 구성원들의 업무적인 컨디션을 파악하는 것은 중요한 업무지만, 주 단위로 모든 구성원과와 1:1로 미팅을 가지려면 시간이 많이 들어요. 이럴 때 아기고래 체크인을 활용하면, 간단히 자동화가 가능해요.

• 매 주 정해진 시간에 구성원들에게 업무 컨디션과 관련된 내용을 요청하고 답변을 취합할 수 있어요. (질문은 커스터마이징이 가능해요)

• 체크인을 활용해 팀 리더, 혹은 HR 팀에서는 팀원들의 업무 컨디션 상태와 현재 업무 상황에 대한 만족도를 쉽게 파악할 수 있죠.

  
  

4) 구성원 기념일 축하, 컬쳐 이벤트 운영 자동화 - 아기고래 

장기적으로 구성원들이 소통하는 조직문화를 구축하는 것도 인사팀의 중요한 역할이에요. 다만 조직문화 구축은 단기간에 만들어지는 것이 아니기에 많은 시간이 소요되고 수많은 반복 업무가 필요하죠. 아기고래를 활용하면 소통하는 조직문화를 자연스럽게 형성할 수 있어요.

• 채널에 축하 메시지를 자동으로 전송하고 동료들도 함께 축하하며 자연스럽게 구성원 간 거리감을 줄일 수 있어요. 

• 구성원들이 동료의 성과를 인정하고 칭찬할 수 있도록, 그리고 시상할 수 있도록 사내 인정 제도를 쉽게 운영할 수 있어요. 

아기고래를 사용하면 인사팀에서 매번 구성원들의 입사기념일을 확인하고 축하 메시지를 작성하지 않아도 됩니다. 아기고래 웹사이트에서 더 많은 정보를 알아보세요. 

2. 다양한 앱들을 연동해 알림 자동화 - 재피어(Zapier)

슬랙에서 더 강력한 자동화를 원한다면 재피어를 활용해 보세요. 재피어를 통해 다양한 앱을 연동하여 HR 업무를 자동화할 수 있어요.  마이크로소프트365 앱, 구글워크스페이스 앱, 세일즈포스, 허브스팟, 다양한 응답 폼을 비롯해 수많은 업무 자동화 툴을 연동해 슬랙에 자동 공유합니다. 재피어를 활용할 줄 알면 수 많은 반복 업무들을 줄일 수 있어 편리해요.

3. 팀 문화에 딱! 맞추고 싶다면 커스텀 슬랙 봇 개발 

회사 맞춤형 슬랙 봇을 직접 개발하여 보다 정교한 자동화를 구축할 수도 있어요. 슬랙 API와 외부 연동 기능을 활용하면 됩니다. 커스텀 슬랙 봇을 개발하면 우리 회사의 업무 방식에 딱 맞는 HR 자동화 시스템을 구축할 수 있죠. 다만 소개드린 다른 자동화 봇을 활용하는 것 보다 많은 시간이 소요되고, 개발 과정이 필요해요. 

- 커스텀 슬랙 봇을 활용한 HR 자동화 예시

• 슬랙 API를 활용한 맞춤형 봇 개발
  - 특정한 사내 HR 프로세스에 맞춰 원하는 기능을 직접 구현 가능
  - 예: 출퇴근 기록 관리, 휴가 신청 및 승인, 구성원 만족도 조사 발송 및 수집

• Google Apps Script + Slack 연동
  - 구글 스프레드시트에서 근태/휴가 데이터를 입력하고, Slack과 연결해 사내용 근태 관리 시스템 구축
  - 구성원이 슬랙에서 명령어 입력 시, 스프레드시트에서 실시간 데이터 조회, 반영

• HR 시스템과 연동
  - HR 소프트웨어(예: SAP, Flex, 레몬베이스 등)와 슬랙을 연동하여 자동화
  - 연차 승인, 급여명세서 확인, 평가 일정 안내 등을 슬랙에서 바로 처리 가능