공지 확인율이 낮은 이유들을 파악했다면 이제는 조금 더 전략적으로 공지를 작성하고 발송해야 할 차례입니다. 구성원들이 “아, 이거 꼭 확인해야겠네”라는 생각이 들도록 아래 몇 가지 핵심 포인트를 참고해보세요.

• 제목부터 명확하고 짧게
  - '[중요] 3월 15일까지 서류 제출 필수'처럼, 대상과 마감을 직관적으로 밝혀주세요.
  - 제목이 길어지면 한눈에 들어오지 않아 클릭이나 열람을 미루게 됩니다.

• 필수 정보만 간결하게
  - 본문에서는 가장 중요한 내용(마감 기한, 필요한 서류, 제출 방법 등)을 먼저 제시하고  추가 정보는 밑으로 배치하세요.
  - 사람들은 긴 문장을 보기 싫어하므로 핵심 메시지를 선명하게 드러내면 읽기 부담이 훨씬 줄어듭니다.

• 개인화된 문구·호칭 활용
  - 이메일이나 메신저를 통해 보낼 때에는 이름이나 직책 등을 적절히 활용해 개인 메시지(DM)으로 보내세요. '전체 공지가 아닌 개인적으로 전달된 공지'라는 인상을 줄 수 있습니다.

  - 모두에게 똑같은 복사글이라는 느낌을 주면, 읽는 사람도 자동적으로 중요성을 낮게 평가하게 됩니다.
  
  

• 시각적 요소를 적절히 사용
  - 짧은 굵은색 문단 구분, 볼드체, 밑줄 등을 활용해 ‘이 부분은 꼭 보세요’라는 신호를 보내세요.
  - 텍스트만 주구장창 이어지면 어느 순간 집중력이 떨어지기 마련입니다.
  
  

• '이게 왜 중요한가?'를 안내
  - 본문 초입에 '왜 지금 당장 확인해야 하는지'를 분명히 밝혀주세요. 예: '이번 서류 미제출 시, 급여 정산이 지연됩니다.'
  - 사람들은 자신과 직접 연관성이 있어야 행동으로 옮긴다는 점을 기억하면 좋습니다.
  
  

• 마감 기한은 너무 길지 않게, 리마인드 발송은 적절히
  - 마감 2~3일 전쯤에는 한 번 더 리마인드 알림을 보내주면 놓친 직원들이 뒤늦게나마 제출할 수 있어요.
  
  

• 적절한 발송 채널과 시점 선택
  - 대게 대부분 회사의 월요일 아침은 아직 회의와 이메일이 몰려 정신없는 경우가 많으니 화요일이나 수요일에 공지를 띄우는 게 더 효과적일 수 있습니다.
  - 공지를 보낼 채널도 너무 분산되지 않도록 조절하고 꼭 필요한 경우에만 추가 채널(메신저, 앱 알림 등)로 보강해주면 됩니다.
  
  

• 수신 여부와 후속 조치 확인
  - 메일을 열어봤는지, 메신저는 확인했는지 추적할 방법이 있다면 적극적으로 활용하세요.
  - 확인 여부를 토대로, 아직 안 읽은 사람에게만 재공지나 DM을 발송하는 것도 방법입니다.

글로 풀어 쓰니 복잡한 것 같아도 사실 '직원들이 읽기 편하고 중요성을 바로 느낄 수 있게 하는가?'를 핵심으로 공지 발송을 진행하면 됩니다. 이 부분만 신경 써도, 그동안 '공지 못 봤어요'라고 답하던 구성원들이 확연히 줄어들 테니까요.